Součástí projektu je i digitalizace stavebního a historického archivu, což zabrání jeho znehodnocení a zlepší jeho dostupnost. Na realizaci projektu „Zajištění přenosu dat a informací v území statutárního města Karlovy Vary“ významně přispívá Evropská unie. Dotace ve výši 72,25 mil Kč tvoří 85 % celkových nákladů projektu.
Projekt se skládá z několika částí a jeho realizace bude probíhat od dubna letošního roku až do konce září roku 2013. „Časově nejnáročnější částí je právě digitalizace stavebního a historického archivu, kde je třeba naskenovat každý dokument,“ říká Petr Kulhánek, primátor města a dodává: „Obyvatelé města pocítí výsledky projektu hlavně v oblasti zlepšení komunikace s magistrátem a v lepší dostupnosti informací.“
Celkové náklady projektu dosáhnou výše 85 mil. Kč. Projekt je z 85 % spolufinancován Evropskou unií z Evropského fondu pro regionální rozvoj prostřednictvím Integrovaného operačního programu. Zbylých 12,75 mil. Kč uhradí město z vlastních zdrojů.
Cílem projektu je vybudování moderní optické sítě města Karlovy Vary a propojení příspěvkových organizací včetně základních škol, zvýšení bezpečnosti dat a informací v rámci jednotného systému řízení přístupových práv, větší transparentnost chodu úřadu díky centrální archivaci emailové komunikace a trvalá záchrana listinných fondů regionálního kulturního dědictví – ochrana historické dokumentace před jejím znehodnocením pomocí digitalizace a její zpřístupnění veřejnosti.
Podrobné informace o obsahu jednotlivých součástí projektu
Cíle projektu:
1. Vybudování moderní optické sítě města Karlovy Vary a propojení příspěvkových organizací včetně základních škol.
2. Zvýšení bezpečnosti dat a informací v rámci jednotného systému řízení přístupových práv.
3. Větší transparentnost chodu úřadu díky centrální archivaci emailové komunikace.
4. Trvalá záchrana listinných fondů regionálního kulturního dědictví - ochrana historické dokumentace před jejím znehodnocením pomocí digitalizace a její zpřístupnění veřejnosti.
Jednotlivé části projektu a jejich integrace do stávajícího prostředí magistrátu.
Identity a Access Management (IAM)
Zajistí bezpečnost a strukturovanost přístupů do systému a jednotlivých aplikací
Zefektivní procesy – bude vytvořen jednotný systém pro přidělování uživatelských účtů a oprávnění
Uchovává historii oprávnění a tedy i zodpovědnosti vedoucího až ke konkrétním pracovníkům a jejich rolím v systémech.
Zvýší bezpečnost – zavedení IAM zprůhlední procesy spojené se schvalováním a správou uživatelských účtů a oprávnění, umožní řídit tyto procesy podle interních směrnic úřadu. IAM dodává podklady pro bezpečnostní audit, umožňuje sledovat přístupy včetně přidělování a schvalování přístupových oprávnění v daném rozsahu, což je důležité zejména s ohledem na plánované napojení na základní registry a ochranu osobních údajů.
Digitalizace a integrace (DIG)
Realizací této části projektu dojde k vytvoření koncepčního systému digitálního archívu a jeho integraci s dalšími informačními systémy, zajištění garantovaného ukládání a zpřístupnění digitálních dokumentů s dlouhodobou perspektivou fungování.
Část dokumentace ke stavbám na území města Karlovy Vary, především k části ležící v památkové zóně, je uložena ve stavebním archivu, což znamená nízkou dostupnost dokumentace a v ní obsažených informací. Dokumentace je ohrožena kyselostí papíru a hrozí ji znehodnocení. Část dokumentace pochází z období 19. století a má značnou historickou hodnotu - každým dalším použitím však dochází k jejímu poškozování.
Součástí projektu je integrace stavebního archivu s GIS systémem, stavební agendou, pasportem budov a napojení na systém řízení dokumentů.
Integrace informačních technologií umožní komplexní přístup k archivním dokumentům pomocí digitálních technologií.
Metropolitní síť (KI)
Metropolitní síť zajistí jednotnou komunikační infrastrukturu pro potřeby města a jeho příspěvkových organizací, včetně propojení základních škol. Projekt vytvoří komunikační prostředí pro rozvoj IP telefonie a videokonferenčních přenosů a umožní napojení dalších subjektů státní správy a samosprávy, včetně napojení na komunikační infrastrukturu Karlovarského kraje. V budoucnosti bude možné využití informačních systémů města jeho organizacemi, napojení zabezpečovacích systémů na pult centralizované ochrany Městské policie a napojení systémů monitorovacích a bezpečnostních kamer a propojení na složky integrovaného záchranného systému.
Systém řízení dokumentů (DMS)
Cílem této části projektu je zajištění efektivní správy a řízení oběhu dokumentů. V rámci systému dojde k vytvoření jednotného úložiště pro digitální dokumenty, k integraci DMS s kancelářskými aplikacemi a vytvoří se prostředí pro zpracování dokumentů, které nejsou zpracovávány procesy spisové služby nebo jinými agendovými systémy.
Díky integrovaným mechanismům bude také možné standardizovat procesy zpracování dokumentů, dodržení časových lhůt nebo posloupnost schvalování a uvolňování verzí dokumentů.
Systém řízení dokumentů zajistí bezpečný přístup na jednotlivé dokumenty, včetně záznamů o provedených činnostech, umožní jednoznačnou identifikaci dokumentů včetně jejich snadného dohledání a okamžité zjištění aktuálního stavu zpracování dokumentů.
Dojde k vytvoření technologické platformy pro rozvoj dalších informačních nástrojů nad systémem DMS bez nutnosti programování. V rámci systému řízení dokumentů bude také zřízen centrální archiv emailové komunikace, což přinese větší transparentnost činnosti úřadu.
Datové úložiště (STOR)
Stávající datové úložiště bude rozšířeno na kapacitu zajišťující garantované uložení digitalizovaných dokumentů ze stavebního archivu (cca 12 miliónů dokumentů formátu A4) a uložení elektronických dokumentů zpracovávaných mimo spisovou službu a agendové systémy.
S ohledem na plánované budoucí sjednocení datového úložiště pro celý úřad bude využíváno pokročilých technologií pro urychlení vyhledávání a zpřístupnění požadovaných dokumentů.
Dojde k vytvoření spolehlivého, bezpečného prostředí s vysokou dostupností dat, které je připravené na převzetí funkcí z existujících prvků v technologickém centru magistrátu města u kterých bude během doby udržitelnosti projektu končit technologická životnost.
Hlavními cílovými skupinami uživatelů výstupů projektu jsou:
· Veřejnost, občané Karlových Varů, podnikatelé;
· Magistrát města Karlových Varů a jeho odbory;
· Statutárním městem zřizované organizace (PO);
· Městská policie;
· Centrální orgány a instituce státní správy.
Dalšími významnými cílovými skupinami jsou:
· Složky IZS (HZS, Záchranná služba);
· Krajský úřad Karlovarského kraje resp. ostatní krajské úřady;
· Další subjekty veřejné správy (stavební úřady, úřady územního plánování).
